- Ontdek je hoe je geschikte ERP-systemen vindt
- Delen we een tool om een longlist mee te maken
- Leer je tijd besparen bij een ERP marktverkenning
Voordat je begint
Dankzij de behoefteanalyse weet je nu welke processen moeten worden ondergebracht in het nieuwe ERP-systeem. Nu gaat het erom: welke systemen zijn daarvoor geschikt? Er zijn tientallen ERP-pakketten, en honderden implementatiepartners met diverse specialisaties.
Een ERP marktverkenning is een brede en oriënterende analyse van de beschikbare ERP-oplossingen op de markt. Het doel is niet om direct een keuze te maken, maar om een longlist van systemen samen te stellen. Daarover later meer.
Stap 1: Bepaal de focus van je marktverkenning
- Welke processen moeten ondersteund worden (productie, logistiek, hr…)?
- Zijn er sectorspecifieke eisen?
- Wat zijn de technische vereisten (bijv. Cloud)?
- Wat is het budget of een indicatie daarvan? Deze informatie heb je verzameld in de analysefase. Na de marktverkenning wil je het volgende hebben bereikt:
- Een overzicht van relevante ERP-systemen die passen bij je sector, organisatiegrootte en behoeften.
- Inzicht in de trends en nieuwigheden van ERP-pakketten.
- Vinden van systemen die in de volgende fase (vergelijken) verder onderzocht worden.
Aandachtspunt 1: Gevaar van zoektocht op internet
Hetzelfde geldt voor sommige vergelijkingssites. Die krijgen betaald door softwareleveranciers, en bieden soms gekleurde informatie aan. Zelfs zogenaamd onafhankelijk adviseurs werken met preferred suppliers. Oftewel, ze hebben een financieel belang bij het selecteren en voorstellen van de partijen waarmee ze een samenwerking hebben. Twijfel je over bepaalde leveranciersinformatie, laat ons dit met een neutrale blik voor je beoordelen.
Aandachtspunt 2: Interne voorkeuren
Vaak krijg je te maken met collega’s die een eigen voorkeur hebben voor een bepaald systeem. Ze hebben misschien bij een andere werkgever met dit systeem gewerkt. Of een concurrent werkt met een bepaald systeem. Maar dat wil niet zeggen dat het daarom per definitie ook voor jouw bedrijf een goede optie is. Soms luistert de directie niet naar de wensen op de werkvloer, en wordt er een voorkeur doorheen gedrukt.
Stap 2: Segmenteren van de ERP-markt
- •Op basis van functionaliteit: groepeer systemen op hun belangrijkste functionaliteiten, of modules: (bijvoorbeeld CRM, logistiek, productie).
- •Op basis van sector: sectorspecifieke pakketten of standaardpakketten.
- •Op basis van de organisatiegrootte waarop het pakket zich richt: kleinbedrijf (minder dan 50 medewerkers), middelgroot (50-250 medewerkers) of groot (meer dan 250 medewerkers).
- •Op basis van technologie: native cloud (lage initiële kosten), on-premise (in eigen beheer), hybride (combinatie van cloud en on-premise).
- •Op basis van het prijsmodel: Saas-abonnementen of eenmalige licenties.
Aandachtspunt 3: Verschil tussen ERP-fabrikant en implementatiepartner
De termen ERP-fabrikant, leverancier, en partner worden nog als eens door elkaar gebruikt. De term ERP-leverancier kan zowel verwijzen naar de fabrikant (b.v. Microsoft), als naar de implementatiepartner (bv. Prodware).
Aandachtspunt 4: Actuele pakketkennis
Heb je zelf voldoende actuele pakket- en marktkennis? Waarschijnlijk bestudeer je niet dagelijks ERP-systemen en hun leveranciers. Dat is begrijpelijk, maar het zou het opstellen van een longlist er een stuk gemakkelijker op maken. Leer over hoe wij de verschillende ERP-pakketten onder de loep nemen.
Stap 3: Stel een longlist op
Een belangrijke stap van de marktverkenning is het opstellen van een lijst met mogelijke kandidaten, een longlist. Een longlist bevat minimaal zo’n 10 tot 15 ERP-leveranciers, en selecteer je op basis van high-level criteria. Voor de longlist scheid je het kaf van het koren. Hoe dit precies in zijn werk gaat, leggen we je uit aan de hand van een aantal taken.Taak 1: Open je vizier
Je kunt ERP-systemen vinden op internet, of je informeert bij bedrijven met een vergelijkbare bedrijfsactiviteit naar welk pakket ze gebruiken. Twijfel je over de betrouwbaarheid van online informatie afkomstig van leveranciers, dan kun je gebruik maken van ons ERP selectiekompas.
Taak 2: Verken systemen met het selectiekompas
Taak 3: Bekijk je ERP-longlist
De selectietool biedt je een kwalitatief hoogwaardige longlist. Je vindt er geverifieerde informatie over elk ERP-pakket, en de systemen zijn voor je gerangschikt op basis van een functionele prestatiescore. Zo kun je alvast op high-level ontdekken welke systemen qua functionaliteit zouden kunnen aansluiten bij de wensen van je bedrijf.In het volgende onderdeel, ‘vergelijken’, leer je hoe je de longlist terugbrengt naar een shortlist en pakketten objectief met elkaar vergelijkt.
Taak 4: Interpreteer de scores en plaats ze in perspectief
De tool biedt je 2 belangrijke dingen:
- Een longlist
- Een score per pakket op basis van functionele fit
Deze informatie is zeer nuttig ter voorbereiding op de volgende stap, de vergelijking, waarin je toewerkt naar een shortlist met systemen die je onderling gaat vergelijken. Daarna volgt de evaluatie van de ERP-pakketten op de shortlist.
Aandachtspunt 5: Sta open en laat je verrassen
Zorg voor variatie in je longlist. Selecteer grote bekende spelers, specialisten voor het mkb, niche-oplossingen, en opkomende innovatieve oplossingen. Elke leverancier heeft zijn eigen visie op het helpen van jouw bedrijf. Wees hier nieuwsgierig naar, en moedig ze aan om zich te verdiepen in je bedrijf. Dit levert vaak verrassende inzichten op.
Aandachtspunt 6: Wel een longlist, nog geen contact met leveranciers
Het selectiekompas biedt uitkomst. Je vergelijkt daarmee in eigen beheer de functionaliteiten van ERP-systemen op basis van je criteria. Je kunt ons vragen om een handje te helpen bij het opstellen van een kwalitatief goede longlist. We bepalen dan in overleg wie er op de lijst komt. Dat scheelt gemiste oproepen van opdringerige leveranciers, en tijdverlies door het bellen van een groot aantal partijen.
Hoe is dit artikel tot stand gekomen?
Deze tutorial is geschreven door Floris Rood in samenwerking met Anai Vela (ex IBM, business consultant en CFO bij verschillende organisaties). De twee leggen aan de hand van duidelijke stappen en taken uit hoe je een ERP selectieproces efficiënt uitvoert. De methode wordt door Nederlandse en Vlaamse bedrijven succesvol in de praktijk toegepast, al dan niet onder begeleiding van ICT Portal.