- Leggen we je de stappen van de ERP evaluatie uit
- Geven we praktische tips voor de evaluatiefase
- Bespreken we het ERP evaluatiemodel
Voordat je begint
In deze fase ga je de ERP-systemen op je definitieve shortlist evalueren. De evaluatie in het ERP-selectieproces komt na de vergelijking en richt zich op het grondig testen, valideren en beoordelen van de kandidaten. Je beoordeelt niet alleen de software zelf, maar ook de implementatiepartners. In deze tutorial leggen we uit hoe je een goede ERP-evaluatie uitvoert.
Stap 1: Gebruik een evaluatiemodel met goede evaluatiecriteria
Een evaluatiemodel zorgt voor transparantie en objectiviteit in het selectieproces. Het voorkomt dat keuzes worden gemaakt op basis van intuïtie of onvolledige informatie. In deze stap lees je uit welke onderdelen een goed evaluatiemodel bestaat.
Je kunt een evaluatiemodel zelf maken. Gebruik je liever een kant-en-klaar model, dan biedt de tool uitkomst. Daar zit een evaluatiemodel in verwerkt dat gebruik maakt van gegevens die je al eerder in de tool hebt ingevoerd. Je model zou de volgende criteria moeten bevatten:
Criterium 1: Functionele geschiktheid
Kan het systeem alle kritieke processen aan? Hoe goed werken de functionaliteiten die voor jouw bedrijf het belangrijkste zijn? Gebruik je de tool, dan zul je zien dat in het evaluatiemodel een kwaliteitsscore van functionaliteiten verwerkt zit, gebaseerd op interne ICT Portal praktijkdata.
Criterium 2: Technische aspecten
Hoe goed integreert het ERP met je bestaande IT-infrastructuur, is het systeem technisch robuust genoeg voor jouw bedrijf? Is er bijvoorbeeld een integratie mogelijk met CRM, HRM, of financiële systemen, wat zijn de mogelijkheden m.b.t. de hosting, hoe zit het met de databeveiliging?Criterium 3: Kosten en contractuele voorwaarden
Een belangrijk onderdeel van elke ERP-evaluatie. Het evaluatiemodel van ICT Portal houdt rekening met verschillende kosten, en geeft grafisch de prijsstabiliteit van ERP-systemen weer. Daarmee krijg je een beeld van de periodieke prijsverhogingen van leveranciers.
Criterium 4: Klik met de leverancier
De samenwerking met de leverancier speelt een grote rol in het succes van het ERP-project. De leverancier moet aansluiten bij de cultuur en werkwijze van je organisatie.
- Communicatie: Spreekt de leverancier jouw taal en begrijpt dit bedrijf wat je voor ogen hebt?
- Kennis: Wat is het kennisniveau van de consultant?
- Branche: Heeft de leverancier ervaring met vergelijkbare bedrijven of processen?
Criterium 5: Het implementatieplan
Een duidelijk en realistisch implementatieplan is een duidelijk positief signaal. Let op de volgende punten:
- Implementatieduur: Wat is de geschatte doorlooptijd van het project en is dit realistisch?
- Ondersteuning tijdens de implementatie: Wat voor begeleiding biedt de leverancier?
- Datamigratie en training: Hoe wordt de overgang van het oude naar het nieuwe systeem verzorgd en worden medewerkers voldoende getraind?
Criterium 6: De projectrisico’s
- Implementatierisico’s: Wat worden de grootste uitdagingen tijdens de installatie en de ingebruikname?
- Afhankelijkheid: Hoe afhankelijk word je van deze leverancier, en hoe financieel stabiel zijn ze?
- Gebruikersacceptatie: Hoe groot is de kans op weerstand van gebruikers binnen je organisatie? Gebruik je de tool, dan kun je mogelijke risico’s direct invoeren, zodat het gemakkelijker wordt ze te beheren.
Stap 2: Bekijk en evalueer productdemonstraties (demo’s)
Instructies: Geef de leverancier instructies mee voor de demo door ze een demoscript te sturen. Je kunt bijvoorbeeld aangeven op welke cruciale hoofdprocessen of workflows de demo zich moet richten.
Stakeholders: Nodig key users en managers uit om de demo bij te wonen. Vraag ze van tevoren wat ze willen terugzien in de demo.
Evaluatiemodel: Beoordeel de demo’s en geef scores. In de tool zie je welke onderdelen je beoordeelt, en kun je scores direct invoeren in het evaluatiemodel.
Aandachtspunt: Elk selectietraject is anders
Misschien heb je al eens een ERP-traject doorlopen. Maar het speelveld van ERP-leveranciers is inmiddels alweer veranderd. Er zijn nieuwe pakketten bij gekomen en bestaande software is doorontwikkeld. Voor elke sector zijn er andere ERP-systemen geschikt.
Stap 3: Stuur een RFP uit
Een RFP (Request for Proposal) is een gedetailleerd document dat de vereisten, specificaties en criteria vastlegt waaraan een ERP-leverancier moet voldoen.De tool laat je een RFP genereren op basis van de gegevens die je al eerder hebt ingevoerd. Deze informatie kan naar leveranciers worden verzonden, waarna je hun feedback rechtstreeks in de tool kunt bekijken. Je kunt er met ze communiceren voor als er zaken moeten worden opgehelderd. Laat de RFP voor het versturen goedkeuren door de directie.
Stap 4: Evalueer de kosten en contractvoorwaarden
Je maakt een gedetailleerde analyse van de kosten en voorwaarden van de systemen op je shortlist.Taak 1: Bekijk de kostenopbouw
Let op de initiële kosten, de licentiemodellen, onderhoudskosten en verborgen kosten. In ons online evaluatiemodel zie je welke kostenposten je zou moeten meewegen en vind je informatie over de prijsstabiliteit van elk ERP-systeem. Je kunt er bovendien een check aanvragen van de ontvangen offertes.
Taak 2: Vergelijk de contractvoorwaarden
Hoe flexibel zijn contracten? Kunnen licenties worden opgezegd als ze niet meer worden gebruikt? Wat zijn de voorwaarden voor het uitbreiden van het aantal gebruikers? Wat zijn de servicevoorwaarden (SLA)? We raden aan een jurist naar de contractvoorwaarden te laten kijken.
Taak 3: Gebruik je evaluatiemodel
Zet je evaluatiemodel in als ‘wapen’ bij prijsonderhandelingen. Je kunt vragen om korting als bepaalde functionaliteiten bij de concurrent goedkoper zijn. Of misschien kun je op een andere manier compensatie krijgen. Die ruimte is er vaak. In de tool vind je actuele ERP marktprijzen en de licentievoorwaarden die vergelijkbare bedrijven kregen voorgesteld. ‘Menselijk’ advies op dit gebied kun je rechtstreeks aanvragen via de tool.
Stap 5: Test systemen met een proof of concept (PoC)
Een proof of concept is een praktische, kleinschalige testopzet waarmee je kunt beoordelen of een ERP ook in de praktijk voldoet aan de eisen. Belangrijk is om goed te bepalen wat je tijdens de simulatiesessies wilt testen. Een proof of concept organiseer je meestal met de drie meest geschikte leveranciers. De resultaten verwerk je in het evaluatiemodel.Een ERP-systeem is een complex product. Je kunt daarom een leverancier vragen om meerdere demosessies te organiseren, waarbij het onderwerp van elke sessie vooraf duidelijk wordt gedefinieerd.
Stap 6: Referentiebezoek en leveranciersreputatie
Controleer ook de reputatie van de leverancier. Dit kan door bedrijven op te bellen en simpelweg te vragen naar hun ervaring met de leverancier. Idealiter zijn dit bedrijven uit dezelfde sector als waarin jouw bedrijf actief is. Vraag naar hoe de implementatie verliep en met welke obstakels ze te maken kregen. Hoe snel en op welke manier worden problemen met het systeem opgelost? Zouden ze opnieuw voor het systeem kiezen?
We kunnen je helpen om geschikte kandidaten voor een referentiebezoek te vinden. Of vraag ons naar de reputatie van leveranciers die je op het oog hebt.
Stap 7: Maak een definitieve keuze
Je bent er bijna. In deze stap werk je toe naar de definitieve keuze voor een ERP-leverancier.Taak 1: Maak een voorlopige keuze
- Dekkingsgraad van de functionaliteiten
- Kwaliteit van de demo
- Feedback van eindgebruikers
- Projectplan van de leverancier
- Kosten en implementatieduur
- Branchekennis leverancier
Hoewel het verleidelijk kan zijn om vooral op prijs te selecteren, kan het beste voor een holistische benadering worden gekozen. Een lage prijs kan op korte termijn aantrekkelijk lijken, maar zorg ervoor dat de gekozen oplossing op lange termijn aan de behoeften blijft voldoen en schaalbaar is.
Taak 2: Herdefinieer de scope en het budget
Soms komt de initiële planning en het geschatte budget, opgesteld in de eerste fase van het project, niet meer overeen met de werkelijkheid. Je wensen en eisen werden immers steeds duidelijker, en daarmee ook de prijs. Herzie daarom het goedgekeurde oorspronkelijke budget en de initiële planning. Vraag opnieuw om goedkeuring van de directie.
Taak 3: Onderhandel over het contract
Zodra het nieuwe budget is goedgekeurd kun je gaan onderhandelen met de leverancier. Dit doe je met je leidinggevende. Je onderhandelt over de prijs en bespreekt de voorwaarden, de definitieve planning, de rollen en verantwoordelijkheden, en het projectteam.
Taak 4: Maak de definitieve keuze
Normaal gesproken kom je na de onderhandelingen met de leverancier tot een akkoord. Daarmee is de definitieve keuze voor een ERP-leverancier een feit. Je tekent het contract met de leverancier.
Taak 5: Informeer betrokkenen over de gemaakte keuze
Je informeert:- De leveranciers die niet zijn uitgekozen
- De medewerkers: in het kader van het verandermanagement is het belangrijk om iedere medewerker te informeren over de keuze van het nieuwe ERP-systeem. Zeker als ze aanwezig waren bij de productdemonstraties.
Deel ook belangrijke projectinformatie zoals de startdatum, het implementatieplan en informatie over de deelname van medewerkers aan de volgende stappen van het project.
Hoe is dit artikel tot stand gekomen?
Deze tutorial is geschreven door Floris Rood in samenwerking met Anai Vela (ex IBM, business consultant en CFO bij verschillende organisaties). De twee leggen aan de hand van duidelijke stappen en taken uit hoe je een ERP selectieproces efficiënt uitvoert. De methode wordt door Nederlandse en Vlaamse bedrijven succesvol in de praktijk toegepast, al dan niet onder begeleiding van ICT Portal.