ERP behoefteanalyse:
Stap voor stap handleiding

Sprokkelen maar! Verzamel zoveel mogelijk bestaande documenten en handleidingen over de huidige bedrijfsprocessen. Het geeft niets als deze informatie verouderd is. Misschien is er al eens een analyse van de bedrijfsprocessen uitgevoerd, of bestaat er bruikbare documentatie als gevolg van een kwaliteitsaudit.

Controleer of er naast de informatie op je eigen afdeling ook nog informatie beschikbaar is op de ICT- of HR-afdeling, of op de afdeling operations. Door dit even kort te controleren kun je jezelf een hoop pijn en moeite besparen in deze beginfase van de analyse.

Heel goed, nu je de bestaande documentatie over bedrijfsprocessen hebt verzameld, ga je de informatie aanvullen met de input van medewerkers van verschillende bedrijfsafdelingen. Tijd voor een aantal interviews!

1. •
   Eindgebruikers selecteren: Bepaal samen met het hoofd van elke bedrijfsafdeling met wie het interview het beste kan worden afgenomen.
2. •
   Interviews plannen: Plan de interviews met de uitgekozen medewerkers in. Houd rekening met zo’n twee uur per interview. Zorg voor genoeg tijd tussen de interviews, zodat je de informatie kan beoordelen en verwerken.
3. •
   Inhoud van interview bepalen: Bespreek in elk interview de volgende punten:

   • De verantwoordelijkheden en rol van de afdeling.
   • De manier waarop het werk binnen de afdeling is georganiseerd: doen alle medewerkers hetzelfde, of zijn er subgroepen met verschillende taken?
   • Gedetailleerde taakomschrijving: wat wordt er precies gedaan en op welke manier? Begeleid de gebruiker op zijn werkplek, zodat je de dagelijkse werkzaamheden kan analyseren.
   • Problemen of obstakels uit de dagelijkse praktijk.
   • Welke verbetering wordt verwacht van het nieuwe ERP-systeem? Deze belangrijke informatie helpt bij het ontwerpen van nieuwe bedrijfsprocessen en het opstellen van de functionele eisenlijst voor het systeem.
4. •
   Interviewplanning en inhoud opstellen: Maak een document met de planning en de inhoud van de interviews en stuur dit op naar de geïnterviewden. Stuur een kopie naar hun leidinggevende.

Je zou de interviews of werksessies in tweeën kunnen delen. In deel één bespreek je in een vergaderruimte alle onderwerpen die zullen worden behandeld. In deel twee kun je de toekomstige gebruiker begeleiden op zijn werkplek, om de werkzaamheden te analyseren. Ze weet je voor elk proces welke systemen en applicaties worden gebruikt.

Tip: neem de sessies op, zodat er geen informatie verloren gaat. Vraag ook om screenshots van systemen, of interne werkgidsen. Soms is het nodig om een medewerker een tweede keer te spreken, bijvoorbeeld als er nog informatie ontbreekt of als er nog iets niet helemaal duidelijk is.

De interviews zijn afgerond en hebben als het goed is nuttige informatie opgeleverd. Stel nu een lijst op van alle huidige bedrijfsprocessen. Daarna stel je een document op waarin je op high level wat meer details toevoegt. Dit document bevat een organigram van het bedrijf, een lijst met de functie(s) van elke afdeling, een overzicht van de huidige bedrijfsprocessen en een beschrijving van elk proces. De beschrijving van de huidige processen bevat de volgende informatie:

• Naam van het bedrijfsproces
• Afdeling verantwoordelijk voor dit proces
• Algemene beschrijving van het proces
• De input van het proces
• De output (of resultaat) van het proces
• Problemen die zich voordoen bij het proces
• Verbeterpunten

Je gaat aan de slag met de informatie uit de interviews. Analyseer wat er precies op elke afdeling wordt uitgevoerd, en op welke manier dat gebeurt. Let goed op problemen of obstakels bij de dagelijkse werkzaamheden.

Uit deze analyse kunnen inefficiënties naar boven komen, zoals knelpunten, repeterende taken, veel voorkomende operationele fouten, niet optimale taakverdeling, gebrek aan informatie, volledig handmatige uitgevoerde taken, enz. Deze moet worden opgelost met de nieuwe processen en het nieuwe ERP-systeem.

Het is belangrijk om de communicatie- en informatiestromen tussen de verschillende afdelingen onder de loep te nemen. Een deel van de eerder gedetecteerde inefficiënties kan voortkomen uit gebrekkige communicatie tussen afdelingen. Soms wordt informatie niet goed of onvolledig overgedragen.

Deze analyse is van belang, omdat de manier waarop afdelingen met elkaar communiceren van grote invloed kan zijn op de uitvoering van bedrijfsprocessen. Zowel in positieve als negatieve zin.

Je analyseert nu de organisatie van het bedrijf als geheel, en van de afdelingen binnen het bedrijf. Vaak kunnen operationele problemen worden opgelost met een verandering van organisatie (bv. een nieuwe afdeling oprichten die andere afdelingen ondersteunt en bepaalde taken overneemt). Of door het werk binnen een afdeling anders te organiseren (iedereen doet hetzelfde werk, of een aantal groepen met verschillende taken).

Op basis van alle informatie uit de voorgaande drie taken, kun je beginnen met het ontwerpen van de nieuwe bedrijfsprocessen die samen met het ERP worden geïmplementeerd. Deze nieuwe processen moeten:

• De geïdentificeerde inefficiënties in de huidige processen oplossen.
• De interacties en informatiestromen binnen de organisatie verbeteren.
• De taken binnen bedrijfsafdelingen zoveel mogelijk standaardiseren.

Stel nu een document op met de ‘to-be’ processen. Dit document bevat:

• Nieuw bedrijfsorganogram
• Lijst met de nieuwe functies en verantwoordelijkheden van elke bedrijfsafdeling
• Inventaris van de nieuw ontworpen bedrijfsprocessen
• Een beschrijvende fiche van elk nieuw bedrijfsproces, met de naam van het proces, de verantwoordelijk afdeling, een algemene beschrijving, inputs, outputs, taken van het proces en de functionele vereisten voor het systeem.
• Een gedetailleerde beschrijving van de taken in elke proces, inclusief hoe de taak wordt uitgevoerd en wie er verantwoordelijk is voor elke taak van elk proces.

In deze taak breng je alle applicaties in kaart die voor het uitvoeren van bedrijfsprocessen worden gebruikt. Je laat je daarbij helpen door de ICT-expert die voor deze taak is aangewezen. Deze persoon levert bestaande documentatie aan over de huidige IT-infrastructuur van het bedrijf. Hij helpt je om inzicht te krijgen in de aanwezige applicaties en de technologische infrastructuur die van invloed kan zijn op het project.

Je analyseert samen met de ICT-expert de huidige applicaties. Je legt aan de ICT-expert uit wat de gebruikersbehoeften zijn binnen elk van de nieuw ontworpen bedrijfsprocessen. De ICT-expert legt op zijn beurt uit welke functies of onderdelen door de aanwezige applicaties worden ondersteund. Hij geeft ook uitleg over eventuele technische bijzonderheden.

In deze taak wordt de technologische impact van de implementatie van een nieuw ERP-systeem bekeken. Dit doe je samen met de ICT-expert. Afhankelijk van het type applicaties dat gebruikt wordt, kan de impact groter of kleiner zijn.

• Bedrijven die alleen kantoorapplicaties gebruiken (zoals Excel-bestanden, macro’s, Word-documenten, etc) of bedrijven die vooral handmatig werken: het nieuwe ERP vervangt alle gebruikte tools, en er is geen systeemintegratie nodig.
• Bedrijven met bestaande bedrijfsapplicaties (commerciële software of maatwerk) die een deel van de benodigde functionaliteit afdekken:

1. De huidige applicaties blijven behouden. Het ERP wordt geïntegreerd met deze bestaande applicaties.
2. Alle huidige applicaties worden vervangen door het nieuwe ERP-systeem. Er is geen systeemintegratie nodig.

Beide scenario’s moeten goed worden afgewogen, omdat dit bepaalt welke weg het bedrijf zal inslaan. Baseer je voor deze analyse op de eerder gedetecteerde functionaliteitengaps. Soms is het nodig dat het management deze beslissing neemt. De projectleider presenteert in dat geval beide scenario’s met de voor- en nadelen van elk scenario. Op basis daarvan kan het management een weloverwogen beslissing nemen.

Voor deze taak verzamel je alle functionele en technische vereisten (requirements) voor het nieuwe ERP-systeem. Deze heb je tijdens de analysefase gedetecteerd. De functionele vereisten haal je uit de documentatie m.b.t. de nieuwe bedrijfsprocessen die je hebt opgesteld. De technische vereisten haal je uit de informatie die door de ICT-expert is verstrekt.