ERP datamigratie: cruciale aandachtspunten uit de praktijk

Je bedrijf heeft eindelijk besloten een nieuw ERP-systeem aan te schaffen. Iedereen is enthousiast over de nieuwe mogelijkheden en efficiëntere werkprocessen. Maar dan valt opeens dat woord: “datamigratie”. En voor je het weet, zit je tot over je oren in een project dat veel complexer blijkt dan verwacht.

ERP datamigratie is het proces waarbij gegevens uit oude systemen worden overgezet naar een nieuw ERP-systeem. Dit omvat het selecteren, opschonen, transformeren en laden van data. Zorgvuldige migratie voorkomt gegevensverlies en fouten, zorgt voor dataconsistentie, en vormt een belangrijke stap in een succesvolle ERP-implementatie.

Datamigratie wordt vaak als bijzaak behandeld, terwijl het juist één van de grootste uitdagingen is bij een ERP-implementatie. Bijna elke organisatie worstelt met dit proces.

Laten we bekijken wat datamigratie in de praktijk inhoudt, waarom het zo’n belangrijk proces is, en hoe je kunt voorkomen dat het een nachtmerrie wordt. Bij ICT Portal weten we uit ervaring waar de valkuilen liggen.

“Regelt de ERP-leverancier dat niet gewoon voor ons?”

Dit is misschien wel de vraag die het meest wordt gesteld. En dat is ook niet zo gek. Het zou toch logisch zijn als de partij die je nieuwe systeem levert ook zorgt dat je gegevens er netjes inkomen?

Helaas werkt het zo meestal niet. En daar zijn goede redenen voor:

Je ERP-leverancier kent de oude systemen van je organisatie niet. Ze weten niet hoe jouw specifieke database in elkaar zit of welke eigenaardigheden de huidige software heeft.

Datamigratie is bovendien risicovol. Een foutje is zo gemaakt, en niemand wil verantwoordelijk zijn voor het verlies van belangrijke bedrijfsgegevens. Daarom houden leveranciers zich meestal verre van het daadwerkelijke migratiewerk.

De leverancier geeft meestal technische specificaties door: “We hebben de data in dít format nodig, met déze veldnamen.” Hoe je de data op de juiste manier in dit format krijgt, dat laat een leverancier je vaak zelf uitzoeken.

Eigenlijk doen leveranciers dit omdat ze datamigratie gewoon lastig vinden. Het is een specialisme op zich, en veel consultants zijn meer gefocust op de configuratie van het systeem dan op het overzetten van data. Ze sturen daarom bewust aan op zelfredzaamheid van klanten, terwijl die meestal niet eens weten waar ze moeten beginnen.

Datamigratie: veel meer dan ‘even overzetten’

Wanneer je overstapt naar een nieuw ERP-systeem moet vaak alle bedrijfsinformatie mee naar het nieuwe systeem. Dat klinkt simpel, maar vergis je niet. Het gaat om een zorgvuldig proces van:

De gegevens uit je oude systemen halen (extractie)
Deze omvormen naar het juiste formaat (transformatie)
Controleren of alles klopt (validatie)
De data in het nieuwe systeem plaatsen (import)
Testen of alles werkt zoals het hoort (controle)

Dit klinkt als een eenvoudig stappenplan, maar de praktijk is weerbarstig. Vaak zijn gegevens verspreid over verschillende systemen, Excel-sheets en zelfs papieren archieven. Data kunnen verouderd zijn, inconsistent of dubbel ingevoerd.

Excel versus programmeren

Excel is niet je vriend bij datamigratie. Tenminste, niet bij serieuze hoeveelheden data.

Je speelt misschien wel met de gedachte: we exporteren alles naar Excel, schonen het bestand op, en importeren het dan weer. Dat klinkt logisch, maar deze aanpak is meestal niet realistisch.

Voor kleine datasets kan Excel prima werken. Maar zodra je honderden of duizenden records hebt, met complexe relaties tussen tabellen, dan is Excel geen optie en moet zwaarder geschut worden ingezet:

Programmeren, denk aan Python of SQL
Low-code ETL-tools (denk aan drag-and-drop interfaces)

Daarmee automatiseer je het repetitieve werk en verklein je het risico op menselijke fouten.

In de praktijk voer je minimaal drie volledige migraties uit voordat alles naar tevredenheid werkt. De eerste is om te zien wat er mis gaat. De tweede om je aanpassingen te testen. En de derde (of vierde, of vijfde…) om alle details perfect te krijgen.

Met een geautomatiseerde aanpak zorg je ervoor dat complexe transformaties met veel logica op een betrouwbare manier worden uitgevoerd. Dit is zeer belangrijk bij de livegang. Je verkleint hiermee het risico op fouten, zoals de ´human error´.

ICT Portal is bij klanten idealiter vanaf dag één betrokken bij migratiediscussies. De grootste workload zit aan het begin, bij de setup en de eerste proefmigratie. Daarna verschuift onze rol naar het verwerken van feedback en het oplossen van specifieke dataproblemen die naar boven komen. Het is een iteratief proces dat meer aandacht vergt dan het meestal krijgt.

Drie manieren om datamigratie aan te pakken

Je kunt een ERP-datamigratie op drie manieren uitvoeren.

Zelf doen (100% intern)

Je exporteert gegevens naar Excel, puzzelt alles in het juiste format, en importeert het weer. Dit wordt bij grotere datasets echter een monsterklus. Er kunnen fouten insluipen, waardoor je weer opnieuw kunt beginnen. Voor je het weet ben je weken verder zonder werkend resultaat. Dit is theoretisch de goedkoopste optie, maar ook tijdrovend en risicovol.

Volledig uitbesteden

Je huurt een expert in die het hele proces van A tot Z overneemt. Een expert gebruikt professionele ETL-tools, schrijft custom scripts in Python of SQL, en zorgt dat alles soepel verloopt. Effectief, maar niet goedkoop. De kosten hiervoor lopen uiteen van €20.000 tot wel €100.000, afhankelijk van de complexiteit van je datalandschap.

Co-creatie of coaching

Je krijgt ondersteuning van een specialist die je door het proces loodst. Je kent je eigen data het beste, dus je blijft betrokken bij het proces. Dit is goedkoper dan complete uitbesteding. Dit model is perfect voor bedrijven die het meeste werk zelf willen doen, maar toch behoefte hebben aan specialistische kennis.

Je wordt door ICT Portal gecoacht en begeleid bij het migratieproces. Dit betekent dat er relatief weinig externe uren worden gedraaid, met als voordeel lagere kosten dan bij volledige uitbesteding. Je bedrijf bouwt daarbij eigen kennis op.

De klassieke valkuilen bij de datamigratie

Te laat beginnen

Maandag wordt het nieuwe systeem opgeleverd, en vrijdag beginnen we met nadenken over hoe we de data overzetten. Een recept voor slapeloze nachten. De neiging om datamigratie als “iets voor later” te beschouwen is misschien wel de kostbaarste fout in het gehele implementatietraject.

“Dat doen we wel even”

Datamigratie lijkt simpel, totdat je met de realiteit wordt geconfronteerd. Plotseling moet je beslissen welke historische gegevens worden overgezet, hoe je omgaat met dubbele klantrecords, en wat te doen met die ene tabel die totaal niet past in het nieuwe systeem.

Stamdata (master data) kunnen meestal probleemloos worden gemigreerd. Dit wordt een heel ander verhaal bij de ordergeschiedenis (transactionele historie). Het meenemen van historische transacties is een wespennest. Beter kunnen deze gegevens buiten de migratie worden gehouden. Via BI-tools kan inzicht in deze gegevens verkregen worden, mocht dit echt nodig zijn (meestal alleen voor rapportages, slechts zelden voor operationele doeleinden.). Maar zelfs dan moet je je drie keer achter de oren krabben voordat je dat gaat doen.

Geen testmigraties

“We hebben het één keer getest, dus het zal wel goed zijn.” Nee! Uit ervaring weten we dat je minimaal drie volledige testrondes nodig hebt om alle problemen boven water te krijgen. Elke migratie levert nieuwe obstakels op, die je vóór de go-live wilt oplossen, niet erna.

Vuile data overzetten

Als je oude data rommelig zijn, dan wordt je nieuwe systeem dat ook. Toch zijn er bedrijven die jarenlang blijven aanmodderen met vervuilde gegevens, simpelweg omdat niemand de tijd nam voor een grondige schoonmaak. Een nieuw systeem is juist hét moment om ook je gegevens op te schonen.

Wat kost datamigratie eigenlijk?

Hoe lang een ERP-datamigratie duurt en wat het kost is een veelgestelde vraag. Helaas is het haast onmogelijk om vooraf een exact bedrag te noemen. Waarom?

Unieke projectsituaties

Elke implementatie moet weer anders worden vormgeven. Geen twee bedrijven hebben dezelfde data, processen of systeemhistorie. De inrichting is altijd afhankelijk van de situatie ter plekke.

Onbekende scope vooraf

Een belangrijke kostenfactor is het aantal tabellen dat is gevuld in het oude systeem. Je weet pas na analyse hoeveel data er zijn, en wat de complexiteit is.

Variërend aantal bronsystemen

Misschien heeft een organisatie wel drie fabrieken met drie verschillende systemen. Hoe meer systemen en locaties, hoe meer variatie en werk om uiteindelijk naar één uniform ERP-systeem te migreren. Hergebruik van logica is alleen mogelijk als de bronsystemen hetzelfde zijn.

Flexibele werkwijze

Een bedrijf kan de migratie zelf doen, kiezen voor begeleiding, of het helemaal uitbesteden. Er is een groot verschil tussen begeleiding (coaching) of volledige uitvoering. Dit beïnvloedt de prijs sterk.

Iteratief proces met onvoorspelbare feedback

Na de eerste proefmigratie komt alle feedback terug, dan pas weet je wat er aangepast moet worden. Minimaal drie iteraties zijn nodig (test, herhaling, livegang). De hoeveelheid correcties is vooraf onbekend.

In de praktijk gebruiken we een rekenmodel gebaseerd op uren en onderwerpen (zoals het aantal tabellen) om vooraf een indicatie te geven.

In het algemeen zijn de kosten als volgt:

Met lichte begeleiding (coaching model): meestal tussen €5.000 en €20.000
Complete uitbesteding: van €20.000 tot wel €100.000 of meer, afhankelijk van de complexiteit

Als ICT Portal een volledig uitvoerende rol aanneemt, kan het bedrag oplopen tot ongeveer €100.000 voor complexe situaties. Maar met een adviserende rol (coaching/begeleiding) praat je over aanzienlijk lagere kosten. Zeker als een bedrijf intern mensen heeft die technisch vaardig zijn en onder begeleiding de uitvoering kunnen doen.

Het is belangrijk dit soort financiële aspecten vooraf intern goed te bespreken. Er is niets frustrerender dan halverwege te ontdekken dat er geen budget meer is, terwijl je nog maar op de helft bent.

Begin op tijd, begin vandaag.

Zelfs als je nog bezig bent met het selecteren van je nieuwe ERP-systeem, kun je al belangrijke stappen zetten:

Start met datacleansing

ERP-datacleansing is het proces waarbij bedrijfsgegevens worden opgeschoond voordat ze in een ERP-systeem worden geladen. Hierbij worden onjuiste, incomplete of dubbele gegevens geïdentificeerd en gecorrigeerd. Goede datacleansing voorkomt problemen tijdens en na de ERP-implementatie, verhoogt de datakwaliteit en verbetert de betrouwbaarheid van rapportages en analyses.

Kijk eens kritisch naar je huidige gegevens. Welke artikelen worden niet meer verkocht? Welke klanten zijn al jaren inactief? Dit opruimwerk kun je nu al doen, zelfs tijdens het selectieproces. Door oude en overbodige data vooraf te markeren of te verwijderen, verloopt de latere migratie veel efficiënter.

Er zijn verschillende praktische manieren om dit aan te pakken:

Markeer oude records met speciale tekens (bijvoorbeeld sterretjes voor de artikelnaam)
Besluit dat alles vóór een bepaalde datum niet meegaat (bijvoorbeeld: we nemen alleen klanthistorie van de laatste 5 jaar mee)
Maak lijsten van ‘dode’ gegevens die je kunt uitsluiten

Datacleansing is misschien wel de meest onderschatte stap in het hele ERP-traject, maar een die je enorm veel tijd en geld kan besparen.

Breng je datastructuur in kaart

Maak een overzicht van welke gegevens essentieel zijn en welke je kunt verwijderen. Begrijp de verbanden tussen verschillende tabellen. Dit hoeft geen ingewikkeld technisch document te zijn. Een simpele lijst met de belangrijkste gegevenssoorten en hun onderlinge relaties is al een goed begin.

Zoek tijdig hulp

Als datamigratie nieuw terrein voor je is, wacht dan niet tot het laatste moment om expertise in te schakelen. Een paar uur advies aan het begin kan maanden frustratie aan het eind voorkomen. Soms trekken klanten pas aan de bel als het water hen al aan de lippen staat. Vroege betrokkenheid van een specialist voorkomt problemen.

Er is online weinig goede informatie te vinden over datamigratie, terwijl het zo’n cruciaal onderdeel is van elk ERP-project. De processen, rollen en uitdagingen rondom datamigratie verdienen veel meer aandacht.

Heb je vragen of wil je sparren over jouw specifieke situatie? We denken graag met je mee. Want één ding is zeker: een succesvolle ERP-implementatie begint bij een goed doordachte datamigratie waarbij je zelf actief betrokken blijft, maar waarbij je wel de juiste expertise inschakelt om tegenvallers te voorkomen.