Groot internationaal bedrijf zoekt DMS met uitbreidingsmogelijkheden; ICT Portal adviseert

In het kort...

Sector: machinebouw

Cijfers: 2 miljard jaaromzet; vestigingen in 30 landen; 8.000 medewerkers mondiaal, waarvan 2.000 in Nederland.

Probleemomschrijving: allerlei opslaglocaties, documenten vinden is daardoor problematisch.

Opmerkelijk: documenten worden veel geprint, waardoor vaak de laatste versie van dit document niet wordt gebruikt.

Teams-vergaderingen, lokaal opgeslagen documenten op de schijf, werken in verschillende cloudapplicaties, een archief van e-mails met bijlagen op de mailserver… Medewerkers zijn druk in de weer met hun dagelijkse werkzaamheden, en ondertussen wordt er steeds meer gevraagd van de informatie-uitwisseling met zowel collega’s als klanten. Alles moet snel, actueel en overzichtelijk zijn.

De realiteit is vaak anders: informatie wordt overal en nergens opgeslagen, en het vinden van documenten wordt steeds problematischer. ICT Portal werd gevraagd om hulp te bieden aan een grote internationale organisatie die zich voor uitdagingen ziet gesteld op het gebied van documentbeheer. Een verslag van dit traject:

Spaghetti van systemen en verschillende opslaglocaties

Het bedrijf ontwerpt en bouwt machines. Leidinggevenden merken dat documenten worden opgeslagen op verschillende opslaglocaties (Teams, SharePoint, lokale schijven, etc.). Er zijn wel wat lees- en schrijfrechten bepaald, maar meer ook niet. Het zoeken van informatie is echt een probleem, omdat alles versnipperd staat opgeslagen.

Het plan: een DMS moet de oplossing bieden

De wens van de organisatie is om een document management systeemVeel bedrijven hebben moeite om documenten terug te vinden, erin samen te werken, of ze correct te archiveren. Een Document Management Systeem kan zorgen voor meer orde en efficiëntie in het beheer van documenten en documentstromen. Maar hoe doet deze software dat precies? (DMS) te implementeren. Het nieuwe DMS moet een vervanger worden van de huidige opslagmethodes voor niet-product-gerelateerde informatie (product-gerelateerde informatie voor het primaire bedrijfsproces staat in hun SAPSAP S/4HANA is het meest recente pakket van SAP voor Enterprise Resource Planning (ERP). Het pakket is bedoeld voor grote bedrijven en multinationals, en maakt deel uit van het portfolio SAP Business Suite. SAP S/4HANA is tevens de opvolger van R/3 (ook bekend als Business-All-in-One) en ECC (Enterprise Central Component)./PLM-omgeving). Het systeem is dus bedoeld voor documenten omtrent de ondersteunende processen. De documenten die opgeslagen gaan worden in het DMS zijn bijvoorbeeld beleidsstukken, beschrijvingen van processen en procedures, niet-product-gerelateerde werkinstructies (zoals: er komt een nieuwe sales-medewerker, waar moeten we op letten tijdens de onboarding), etc.

De projectgroep van de machinebouwer bestaat uit vier personen. Zij hebben zeven verschillende afdelingen geïnterviewd om de interne behoeften voor het nieuwe DMS in kaart te brengen. Ter ondersteuning is ook het DMS FunctionaliteitenoverzichtMet dit Digiboek bepaal je de functionaliteiten voor een Document Management Systeem. Deze uitgave biedt één duidelijk overzicht van alle mogelijkheden uit verschillende DMS-pakketten. De prioriteiten kun je aanvinken en opslaan. Zo breng je gestructureerd de wensen en eisen in kaart, en kun je een doordachte leveranciersselectie maken. gebruikt om niets te vergeten.

Schaalbaarheid is belangrijk

Het DMS-project start bij twee Nederlandse vestigingen en kan later – bij een positieve evaluatie – verder uitgerold worden binnen de (internationale) organisatie. Het moet dus een flexibel DMS zijn dat uitgebreid kan worden, bijvoorbeeld bij andere afdelingen of vestigingen. Het traject zal starten met 300-400 gebruikers, en daarna stap voor stap worden uitgebreid.

Uit onderzoek van ICT PortalDit Digiboek bevat DMS-statistieken gebaseerd op een analyse van 108 bedrijven die een DMS-project zijn gestart. Deze uitgave bevat concrete data en daarop gebaseerde inzichten waarmee bedrijven zich goed kunnen voorbereiden op een DMS-project. Bijzonderheden: eigen onderzoeksdata en hoge betrouwbaarheid van de statistieken. blijkt dat een gefaseerde implementatieaanpak populair is onder bedrijven. Slechts 22% van de bedrijven kiest voor een Big Bang-implementatie (grote eenmalige implementatie waar alle gebruikers tegelijkertijd overgaan naar het nieuwe DMS). Maar liefst 72% van de bedrijven die een documentbeheersysteem hebben geïmplementeerd, besloot om dit gefaseerd te doen (per afdeling, module of vestigingslocatie).

Maatwerk? Stick-to-standard!

Over maatwerk zegt de projectgroep: liever niet. De basis van het systeem moet flexibel genoeg zijn om aan te kunnen sluiten op de wensen en eisen. Als bepaalde wensen niet mogelijk zijn in het systeem, kan een beetje maatwerk overwogen worden. Maar in principe wordt er een standaard systeem gezocht.

Dit is ook de gedachte van veel DMS-leveranciers: zij leveren tegenwoordig vaak een standaard out-of-the-box systeem waar geen of nauwelijks maatwerk voor nodig is – los van de koppelingen als deze nog niet bestaan. Systemen zijn dus goed aan te sluiten op de bedrijfsprocessen.

Wensen en eisen voor het DMS

Tijdens het DMS-traject is een uitgebreid Programma van Eisen (PvE) opgesteld dat uit twee onderdelen bestaat:

1. Algemene functionaliteiten: o.a. centrale opslag; bestanden delen; samenwerking; versiebeheer en revisiesWanneer documenten regelmatig worden aangepast is versiebeheer van documenten geen overbodige luxe. Medewerkers hebben toegang tot de centraal opgeslagen documenten en kunnen zien wat de meest recente versie is. Daarnaast is te zien of er aanpassingen zijn gemaakt in het document, wanneer dat is gebeurd en wie dat heeft gedaan. Hierdoor ontstaan er geen onduidelijkheden over wat de meest recente versies zijn van alle bedrijfsdocumenten. Word-documenten vergelijken behoort daarmee tot het verleden.; werkstromenEen workflow kan worden omschreven als het stukje voor stukje ‘opschuiven’ van een document, taak of werkactiviteit in een vooraf gedefinieerd bedrijfsproces. Bij een workflow zijn meestal meerdere personen betrokken en het is duidelijk welke processen elkaar onderling beïnvloeden op basis van bepaalde regels, rollen of routes. Workflow management vormt samen met versiebeheer een belangrijk onderdeel van de meeste document management systemen. Toegangscontrole is een belangrijke functionaliteit die onder workflow management kan worden geschaard. Meer functionaliteiten en voorbeelden van slimme workflows vindt u in de DMS Wijzer.; metadataMetadata kunnen worden omschreven als gegevens over gegevens. De term meta komt van het Griekse prefix μετά, dat “nadien” of “over” betekent. Deze prefix wordt meestal gebruikt om aan te geven dat er verder op de basisterm zal worden ingegaan. Metadata geven dus de context, een beschrijving en extra informatie over een basiselement zoals een document, een webpagina, een afbeelding of een video. In het geval van webpagina’s zijn metadata terug te vinden in de vorm van metatags.; zoekfunctieIn de meeste DMS-pakketten zijn er functionaliteiten opgenomen om de vindbaarheid van documenten te verbeteren. De meeste systemen laten zowel quick browsing (verkennen in de mappenstructuur) als een full search toe. Bij een full search wordt een zoekterm vergeleken met de metadata, inhoud en comments van een document. Dit is meestal wat er bedoeld wordt als er over de zoekfunctie gesproken wordt. DMS-leveranciers bieden bijna allemaal een gespecialiseerde zoekfunctie aan. In de DMS Wijzer staat een overzicht van systemen met de zoekmachines die ze gebruiken..
2. Gebruiksgemak: o.a. filtermogelijkheden; meldingen; meertalige gebruikersinterface; meertaligheid op documentniveau; beheer van permissies en toegangIdentity and Access Management is een parapluterm voor het beheer van gebruikers en hun toegangsrechten binnen een (bedrijfs)netwerk. Het idee is hierbij dat een bedrijf de controle kan houden over wie inlogt en bewerkingen doet in de systemen, applicaties, databases etc. Dit kunnen werknemers zijn, maar ook klanten of leveranciers.; centralisatie wettelijke vereisten; databescherming; digitale handtekeningDe term digitale handtekening wordt gebruikt om te refereren aan een elektronische vorm van handtekenen. Dit kan gaan om een gewone elektronische handtekening, of een gekwalificeerde elektronische handtekening. Soms wordt alleen deze tweede vorm echt als digitaal tekenen gedefinieerd.; beveiliging.

Vermeldenswaardige DMS-inzichten dankzij de pakketselectie

Na de inventarisatiegesprekken met de projectgroep en de analyse van projectdocumentatie is een onafhankelijke pakketselectie uitgevoerd. ICT Portal is op zoek gegaan naar verschillende softwarepakketten die in hoge mate voldoen aan de criteria. Enkele interessante inzichten die door het onderzoeksteam van ICT Portal zijn opgedaan tijdens deze selectie worden hieronder kort beschreven:

• In een machinefabriek staan logischerwijs machines. Op een machine kun je een QR-code plakken. Met een mobiel of tablet kan een medewerker voortaan deze code scannen om alle documenten te zien die bij deze machine horen (werkinstructies, protocollen, certificaten, kwaliteitsdocumenten, etc.).
• Leveranciers zetten in op efficiënter werken: er wordt volop ontwikkeld en getest met kunstmatige intelligentie in DMS. Dankzij zelflerende systemen krijgt een document automatisch een categorie toegewezen, in de juiste lay-out gezet, en voorzien van autorisaties, metadata, een logische documenteigenaar, etc. De gebruiker hoeft alleen maar te accorderen in plaats van zelf alles in te moeten voeren.
• DMS-pakketten worden steeds gebruiksvriendelijker: workflows en goedkeuringsprocessen kunnen ook in een grafische module eenvoudig met elkaar verbonden worden.
• Een digitale handtekening is een populaire functionaliteit onder veel bedrijven, maar DMS-leveranciers koppelen hiervoor liever met gecertificeerde partners, zodat de handtekening ook wettelijk geldig is. Er zijn namelijk gespecialiseerde e-signature providers, en de DMS-oplossingen kunnen integreren met deze specifieke apps.
• DMS-pakketten worden steeds beter beveiligd, denk aan allerlei vormen van encryptie, intelligente en automatische beveiligingsclassificatie, rechten, toegangscontroles, en veiligheidsmachtigingsniveaus. Ook onderwerpen leveranciers zichzelf aan penetratietesten: een hacker wordt ingehuurd om na te gaan of het systeem gehackt kan worden. Tot slot laten leveranciers zich certificeren (bijvoorbeeld ISODe ISO-normen zijn internationale standaarden voor de optimalisatie van bedrijfsprocessen, opgesteld door de International Organization for Standardization. Er bestaan een aantal sectorgebonden ISO-normen voor bijvoorbeeld de zorg, de productie en toelevering van medische apparatuur of voedselveiligheid, maar de meeste normen gelden voor iedere sector. De ISO-normen bevatten dan ook geen specifieke regels of checklists. De ISO-standaarden bieden namelijk een kader waarmee een bedrijf zijn eigen ISO-strategie kan uitwerken. In deze strategie legt een bedrijf bijvoorbeeld vast hoe het aan archivering gaat doen, of hoe het zijn bedrijfsinformatie gaat beveiligen. Een Document Management Systeem kan de uitvoering van zo’n strategie voor documentbeheer voor zijn rekening nemen. 27001 voor informatiebeveiliging).
• Voor internationale organisaties met mondiaal verspreide vestigingslocaties kan een implementatie tegenwoordig efficiënter dan voorheen. Er zijn leveranciers die, in plaats van fysiek langs te gaan bij alle klantlocaties om te implementeren, de volledige implementatie op afstand kunnen uitvoeren (bijvoorbeeld met behulp van Teams).

Tussenstand van het project

ICT Portal heeft een vijftal potentiële DMS-pakketten geïdentificeerd die goed aansluiten bij de behoeften van de organisatie. Deze pakketten met bijbehorende implementatiepartners zijn geselecteerd op basis van onder meer hun functionaliteit, ervaring bij vergelijkbare projecten, flexibiliteit en integratiemogelijkheden, geschiktheid voor internationaal gebruik, duur van de implementatie, kosten en ondersteuning.

Vervolgens heeft ICT Portal een rapport opgesteld waarin wordt beargumenteerd waarom elke optie is geselecteerd, inclusief een uitgebreide vergelijkingstabel met de cruciale DMS-criteria, met schermafbeeldingen van de gebruikersomgevingen van de softwarepakketten. Het resultaat van de selectie is evenwichtig en doordacht met pakketten uit diverse prijsklassen die in hoge mate voldoen aan de gestelde criteria.

De machinebouwer voert op dit moment gesprekken met de verschillende leveranciers. Er wordt stapsgewijs toegewerkt naar een pakketkeuze. De planning is om eind 2024 te starten met de implementatie.

Vraag ICT Portal naar de mogelijkheden om te ondersteunen tijdens jouw DMS-traject: neem contact op.